Newsletter N° 64, Chile: La Tesorería chilena impulsa proyectos de modernización tecnológica para ganar eficiencia y reducir costos


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Newsletter N° 64, Chile: La Tesorería chilena impulsa proyectos de modernización tecnológica para ganar eficiencia y reducir costos

La Tesorera Ximena Hernández encabeza proyectos de modernización, con foco en la transformación digital.
La Tesorera Ximena Hernández encabeza proyectos de modernización, con foco en la transformación digital, “para ofrecer un mejor servicio a nuestros usuarios y estar en sintonía con los cambios que están ocurriendo a nivel mundial”

En el marco del plan de modernización del Estado, cuyo principal vehículo es el plan de Gobierno Digital que impulsa el Presidente Sebastián Piñera y que abarca a 179 entidades públicas, la Tesorería General de la República se encuentra desarrollando múltiples proyectos para la modernización del Servicio, con el objetivo central de ofrecer una más eficiente y rápida atención a los contribuyentes y usuarios, que a su vez redunde en más transparencia y una mayor recaudación de impuestos.

Los proyectos más importantes son: migración de los servicios digitales a la nube – cloud computing -, para alojar los procesos no críticos, como correo electrónico, fortaleciendo de paso la colaboración en línea, a través de la plataforma Google Suite; incorporación de la tecnología blockchain; la digitalización de los procesos de cobranza, tanto en la fase de gestión de carpetas judiciales como en la publicación de los avisos de remates; y la ampliación de los canales digitales de pago para los contribuyentes, con el fin de reducir paulatinamente la atención presencial en oficinas.

En cada uno de estos proyectos se encuentra implícito otro gran proyecto de modernización denominado “ceropapel”, que avanza a medida que se traspasan nuevas funciones y operaciones al soporte digital.

La Tesorera General, Ximena Hernández destaca que el objetivo es “ofrecer un mejor servicio a nuestros usuarios y estar en sintonía con los cambios que están ocurriendo a nivel mundial, procurando ofrecer máximas garantías de seguridad y una adecuada gestión de riesgos en cada proceso, avanzando en el ahorro de costos y aumentar la productividad”. Es por ello que, dentro del plan del gobierno de Chile para avanzar firmemente hacia la transformación digital, Tesorería es uno de los servicios prioritarios.

Para el jefe de la División de Tecnologías de la Información, Cristián Céspedes, quien participa en el Comité de Jefes de Tecnologías del Estado, uno de los aspectos más relevantes del plan de Gobierno Digital tiene que ver con los botones de pago para determinados trámites públicos. Precisamente la función recaudadora en ambiente electrónico es uno de los próximos proyectos donde se buscará mejorar los actuales estándares de integración informática.

Céspedes señaló que una de las tareas del plan es avanzar hacia el uso de un botón único de pago para la recaudación de diversos servicios y municipios del país. “La idea es que nos podamos vincular de manera digital, con un producto simple, eficiente, pero que cumpla los más altos estándares de seguridad que nuestra misión recaudadora supone”, añadió el directivo.

Proyecto Google Suite

Catalogado como el cambio tecnológico de mayor relevancia en los ámbitos funcional y administrativo de los últimos años, la Tesorería General de la República puso en marcha el proyecto G Suite, de Google, destinado a alojar en “la nube” (plataforma 100% web) la mayor parte de las operaciones que se realizan en los sistemas que funcionan con programas y herramientas convencionales, incluyendo la red basada en Outlook para permitir la comunicación de computador a computador.

La “nube” con que operará la TGR es proporcionada por la compañía Google, la cual entrega acceso en línea a los sistemas operativos (softwares), archivos, mensajería y comunicación instantánea y otras herramientas necesarias para ejecutar las operaciones cotidianas del Servicio, incluyendo reuniones de trabajo y otras actividades. Un cambio que contribuye a la reducción de costos, mejorar la productividad y aumentar los niveles de seguridad de la información, dijo la Tesorera Ximena Hernández al encabezar el lanzamiento del proyecto en los primeros días de 2019.

La tecnología Google Cloud incluye todas las funciones de comunicación, movilidad, colaboración y seguridad que aplica la Institución. La migración a la nube comenzó en marzo de este año y se completará con la integración de los procesos en los próximos meses. Uno de los aspectos centrales de esta iniciativa, más allá de la implementación de la nueva tecnología, es la gestión del cambio, es decir la implantación de una nueva cultura de trabajo, que permita a los más de dos mil funcionarios de Tesorería asimilar las herramientas de manera fácil y rápida. Por ello, 257 funcionarios de la institución distribuidos en todo Chile fueron previamente capacitados para ejercer como embajadores o Guías Google, con el fin de que sean los propios empleados quienes orienten directamente a sus compañeros de trabajo en el uso del nuevo sistema. De esta forma, se reducen las eventuales dificultades naturales que este tipo de procesos puede generar al interior de una organización y se fortalecen otras habilidades, como el espíritu de equipo y la colaboración.

El resultado esperado es que los 2.000 funcionarios y funcionarias, a través de sus respectivos computadores distribuidos en las 52 sedes (tesorerías regionales y provinciales) del Servicio a lo largo del país, queden mejor conectados, agilizando las funciones a un costo mínimo y, por lo tanto, aumentando la seguridad operativa, la eficiencia y la productividad.

Google Suite permite una comunicación segura y en tiempo real entre grupos de trabajo, de cualquier tamaño, los cuales pueden intercambiar o compartir información y documentos de trabajo (textos, hojas de cálculo, videos y presentaciones), con una capacidad de almacenamiento 50 veces mayor que los correos electrónicos del sistema outlook.

“Esta es una experiencia muy desafiante, es un paso crítico, importante, que debíamos dar como organización prioritaria en el marco de la modernización y transformación digital que está impulsando el gobierno del Presidente Sebastián Piñera, para que seamos mejores servidores públicos”, señala al respecto la Tesorera Hernández.

Destacó también que este proyecto es el resultado del trabajo conjunto de las divisiones de Tecnologías de la Información y de Gestión y Desarrollo de Personas y de la Unidad de Gestión Institucional. “Este esfuerzo conjunto ha sido fundamental para llegar a este punto, el lanzamiento de G Suite, con el objetivo de planificar, diseñar y gestionar la mejor experiencia de migración posible”.

Proyecto de incobrabilidad digital de deudas

En el marco del proyecto transversal conocido como “cero papel”, a comienzos de 2019 la Tesorería General de la República puso en marcha el proceso de digitalización de la declaración de incobrabilidad – aplicable a deudas tributarias de contribuyentes cuya insolvencia sea probada o evidente -, lo que implica la emisión y gestión documental electrónica de las carpetas de incobrabilidad y la emisión de minutas y resoluciones asociadas.

Cada año, la División de Cobranzas revisa más de 1.000 procesos de incobrabilidad, que hasta 2018 se registraban en carpetas físicas que incluyen cientos de documentos en papel, las cuales se remitían entre los actores responsables de su validación, para luego quedar almacenadas en Tesorería. En este proceso, la institución debía invertir no sólo espacio físico, sino también importantes recursos económicos y dedicación de tiempo de los funcionarios, para el traslado de la documentación a las distintas áreas involucradas y su posterior bodegaje.

En el nuevo modelo de digitalización se mantiene el mismo proceso, salvo que a partir de ahora la carpeta física es reemplazada por una digital, que fluye en tiempo real (en línea) hacia las partes (funcionarios) que participan en el proceso. La nueva herramienta implica una serie de ahorros, tanto en materiales como en tiempo, para ejecutar las validaciones y revisiones previas a la declaración de incobrabilidad.

Avisos de remates en medios digitales

Dentro del proceso de cobro de impuestos fiscales e impuesto territorial, por mandato legal, la Tesorería debe publicar en dos oportunidades, en un periódico de circulación nacional, los avisos de remate de los bienes a subastar, ya sean muebles o inmuebles. Como parte del proceso de modernización en que se encuentra empeñada la Tesorería General de la República, a contar de marzo de 2019 estos anuncios comenzaron a publicarse en un medio digital.

La Tesorera General de la República, Ximena Hernández, precisó que “el objetivo de este cambio tiene como foco a los usuarios y contribuyentes, pero también a los funcionarios (as) del Servicio, los cuales verán simplificado el procedimiento”.

Entre las principales ventajas de la migración del papel al medio digital se cuentan el ahorro de costos para el Fisco, la posibilidad de obtener una mayor visualización de los avisos, y una mayor transparencia y facilidad de acceso para los usuarios.

Con este fin en la Tesorería General de la República se creó un aplicativo especial para gestionar los avisos y enlazar directamente con el medio que se adjudicó el contrato de publicación, de tal forma que otorga una mayor autonomía al Servicio de Tesorerías para administrar la base de datos y conocer las visualizaciones (visitas) por parte de los usuarios.

Otras ventajas son: unifica todas las publicaciones de avisos de remate en un solo medio electrónico; otorga mayor seguridad a la ciudadanía, al tener la certeza de que los avisos se publicaran en un solo medio; los avisos también serán accesibles desde la web institucional, para lo cual se instalará un banner que conducirá al mini sitio de publicaciones de remate; y permitirá a los contribuyentes realizar un monitoreo de pagos o convenio que hagan para detener los remates, generando también el sistema una orden para eliminar la publicación de remate de su propiedad.

La digitalización de los avisos de cobranza también está amparada en la Ley 20.886, promulgada en diciembre de 2015, que dispuso la tramitación digital de los procedimientos judiciales, cambiando para siempre la forma de tramitar juicios en los tribunales de justicia, al sustituir el expediente físico por una carpeta digital y habilitando la presentación de demandas y escritos en forma remota, a través de un portal denominado Oficina Judicial Virtual.

Proyecto de blockchain

Con la intención de lograr una mayor seguridad en las operaciones digitales y particularmente para avanzar en una solución al problema de cuadratura de cajas, en diciembre de 2018 la Tesorería General de la República comenzó a implementar una prueba de concepto blockchain, plataforma de base de datos de alta seguridad para operaciones financieras y, en general, transacciones de todo tipo, que elimina los intermediarios en la gestión de las instituciones y empresas. El descuadre de caja, hasta hoy, se produce precisamente en la fase de intercambio de datos, cuando distintos actores participan en las transacciones y se pierde información.

“El nuevo sistema pretende lograr una cuadratura automática y así, minimizar -casi a cero- la pérdida en cada operación”, explica Cristián Céspedes, jefe de la División de Tecnologías de la Información.

El sistema blockchain funciona mediante la operación de múltiples nodos y cada vez que se realiza una transacción, los datos que ésta genera se almacenan en un bloque junto con la información del documento anterior, generando una cadena de bloques que contienen exactamente la misma información, de forma incorruptible y en tiempo real.  A su vez, los distintos nodos que participan en los intercambios, que corresponden a las distintas partes involucradas, reciben similar información contenida de los mismos bloques. De esta forma, se asegura que los datos sean inalterables y las transacciones, más seguras.

Si alguien tratase de modificar algún bloque, los demás nodos notarán este cambio al no cuadrar con la información que tienen en su cadena de bloques, rechazando la operación, explicó Cristián Céspedes, quien lidera este proceso de pruebas con algunos bancos privados, municipalidades y otras instituciones públicas que deben recaudar cobros o impuestos o llevar un historial de las propiedades y sus deudas de tributación, como el Conservador de Bienes Raíces.

Pago electrónico en trámites judiciales

Con el fin de simplificar algunos trámites judiciales, desde este año la Tesorería General de República y el Poder Judicial comenzaron a ofrecer a los usuarios un nuevo mecanismo de pago electrónico del impuesto asociado a algunos escritos en causas judiciales que se presentan ante las Cortes de Apelaciones y en la Corte Suprema, eliminando la necesidad de utilizar estampillas en formato papel.

Botón en plataforma digital de conservadores de bienes raíces

Con el fin de reforzar el Portal de Pagos del Estado y como una forma de colaboración conjunta con las instituciones auxiliares del Poder Judicial, en 2018 la Tesorería General de la República comenzó a operar con un botón especial en la Plataforma de Conservadores Digitales de Chile – que agrupa a los ministros de fe que llevan un registro de las propiedades y bienes en todo el país, con sus respectivas anotaciones de deuda y cumplimiento tributario. Esta iniciativa permite realizar la mayoría de los trámites de manera virtual, como por ejemplo la inscripción de un bien raíz cuando sea vendida a un nuevo dueño, generando con ello el ahorro de tiempo y recursos a los contribuyentes.

Pago a través de teléfonos móviles

Con el fin de ofrecer una alternativa más ágil y expedita para el pago de contribuciones de bienes raíces y otras obligaciones fiscales, también desde 2018 la Tesorería General de la República ofrece a los usuarios acceso a estos pagos a través de teléfonos móviles, incluyendo tarjetas de crédito y débito operadas por la plataforma Transbank y las emitidas por casas comerciales. Todo ello, de manera segura y rápida, permitiendo una mejor experiencia de usuario a los contribuyentes que no tienen tiempo para realizar este trámite en forma presencial.

Pago a través de teléfonos móviles

Sólo en el primer mes de aplicación de pago a través de teléfonos móviles se registró un alza exponencial en el pago de contribuciones a través del sitio web de la Tesorería General de la República.

Recaudación por canal móvil.

Incorporación a plataforma internacional PayPal

Despidiendo el año 2018, la Tesorería General de la República firmó un convenio con la firma de transacciones digitales Multicaja, representante en Chile de la plataforma internacional PayPal, con el fin de ofrecer una nueva alternativa de pago de contribuciones de bienes raíces, especialmente dirigida a los chilenos que viven en el extranjero y que, hasta ahora, debían contratar intermediarios para cumplir con sus obligaciones.

“Este nuevo canal digital facilita los pagos desde el extranjero a quienes tengan propiedades en nuestro país y quieran pagar sus contribuciones, sin la necesidad de viajar o conseguir cuentas bancarias locales”, explicó la Tesorera Ximena Hernández. Agregó que el servicio permitirá hacer pagos con tarjetas de crédito emitidas fuera de Chile, a través de PayPal, en dólares o en pesos.

De esta forma, el Servicio de Tesorerías “se convierte en la institución pionera en ofrecer a los contribuyentes una nueva opción de pago, altamente confiable y disponible para cualquier ciudadano, que podrá cumplir con el pago de sus contribuciones desde cualquier lugar del mundo”, subrayó la Hernández. En una próxima fase, el plan considera la integración de otros medios de pago con que opera Multicaja: tarjetas de crédito y débito, además de efectivo en la red de comercios y transferencias electrónicas, “facilitando el pago y promoviendo la inclusión financiera para todos los contribuyentes, especialmente aquellos no bancarizados”.


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